A gestão de projetos está presente em situações que demandam trabalho de planejamento. Inclusive, não existe um setor de empresa que fique de fora quando a questão é implementar esse tipo de gestão. Mas, para chegar a um bom resultado, são necessários alguns processos.
Apesar de conhecida, a gestão de projetos leva consigo alguns desafios, principalmente quando falamos de aplicação da teoria na realidade de uma empresa. A dificuldade pode surgir quando os processos deixam de seguir os objetivos.
Para minimizar esse problema, explicamos os 5 processos básicos para o gerenciamento de projetos, de acordo com o PMBOK (ele é o guia das boas práticas na gestão de projetos ?). Confira:
Processos de iniciação
Nessa fase é lançada a proposta do projeto. Se ele for composto por várias etapas, elas precisam ter os termos essenciais dos processos de iniciação bem definidos. Ou seja, só podem começar com a autorização dos responsáveis.
É nesse ponto em que fica estabelecido o objetivo que antecede o andamento do projeto e o quanto deverá ser investido nele. Aqui é possível entender se o plano deverá ser interrompido, continuado ou aumentado. Por isso é importante a participação de gestores, pois eles darão o apoio para todas as iniciativas.
Se a ideia é desenvolver um novo serviço ou produto, por exemplo, a proposta deverá ser levada primeiro aos gestores, que vão analisar a viabilidade e decidir o principal propósito, para então liberar a verba que colocará a ação em prática.
Planejamento
Ao chegar nessa etapa, o objetivo se volta para o detalhamento do que foi definido na iniciação. O gerente de projetos é peça fundamental da fase, pois é responsável por desenvolver os planos e seus complementos.
Para avançar no projeto é preciso organização sobre valor do investimento, prazo de entrega, organização do trabalho, estratégias de comunicação e equipes envolvidas. Todos são a chave do andamento e devem ser determinados de acordo com habilidades que se conciliam com a proposta.
Além disso, é bom prever mudanças significativas que podem acontecer enquanto o projeto está sendo executado. Dessa forma, nenhum membro da equipe é pego desprevenido, como no caso de um inesperado desvio no orçamento, que irá gerar custos adicionais.
Execução
Chegando nos processos de execução, o gerente se encarrega de organizar os recursos disponíveis para executar o que foi planejado, tendo sempre como base os passos anteriores. Neste ponto as tarefas são delegadas para os integrantes da equipe, conforme as suas funções.
Mais do que instruir, o gestor se encarrega de conferir as entregas e se elas estão seguindo o objetivo do projeto, observando se serão necessárias mudanças ou confirmação da qualidade prevista para o trabalho em execução.
A equipe deve sempre informar o gestor sobre a evolução das atividades e estratégias, relatando seu desempenho aos principais interessados pelo projeto. Na execução também é o momento de se rever riscos, pois haverá tempo de readequar e alterar os pontos que estão sendo afetados.
Monitoramento e controle
Esse é o momento em que são feitas supervisões em todas as variações que foram ocorrendo. Todos devem comparar o que foi previsto com o que está acontecendo, para entender se o plano está adequado e, inclusive, dentro do orçamento.
Quando for identificada uma falha, uma avaliação servirá para colocar em prática as mudanças que impedem um impacto negativo no projeto. Os processos de monitoramento e controle devem ser aproveitados para se reconsiderar a prioridade dos riscos.
Ações da natureza, fatores mercadológicos ou até mesmo o andamento das atividades são responsáveis por alterações na ordem dos riscos. Dessa forma, é importante saber o que é relevante e interessante para o objetivo da empresa.
Encerramento
Por fim, esse processo formaliza o fechamento do projeto ou de uma das suas fases. São feitos balanços e registros dos acontecimentos, como erros e acertos. Para se preparar melhor em situações futuras, é recomendado documentar os fatos para consultas.
O encerramento demanda diversos documentos e uma revisão pós-projeto para afirmar o cumprimento dos planos. Por isso o gerente e a equipe devem se reunir para expor as ações de cada membro ou núcleos de trabalho.
Se na entrega acontecer de o produto ou serviço não ter atingido a meta, todos os colaboradores podem avaliar o que deu errado, rever e ajustar em conjunto as melhorias nas próximas execuções.
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