A tecnologia revolucionou o modo de trabalho das empresas. Hoje, muitas organizações usam softwares próprios para organizar as atividades internas e externas. A gestão por processos é outro resultado da evolução tecnológica e é usada, entre outras coisas, como estratégia para garantir um bom relacionamento entre os setores das empresas.
Ela se resume, basicamente, em tratar as equipes de uma organização como fornecedores e clientes entre si. Todo mundo se relaciona em prol do objetivo principal da organização. De acordo com o professor da Faculdade Pecege, Alexandre Rodrigues da Silva, essa integração dos processos também acaba por deixar a hierarquia mais horizontal e favorece o crescimento.
“Diminui os níveis hierárquicos e faz com que as pessoas se comuniquem mais entre os departamentos. E é justamente essa a ideia de gestão por processos, uma relação entre os departamentos e áreas da organização”, afirma. Isso também favorece e incentiva os colaboradores, para que tenham ideias inovadoras e usem a criatividade dentro da empresa, já que sai do padrão chefe-subordinado.
Gerenciamento e automatização
Essa visão de fornecedor e cliente entre as relações internas da empresa e a cadeia estruturada são chamados de processos. Gerenciar isso tudo é colocar o esquema dentro de um fluxograma. “É o que nós chamamos de modelagem”, explica.
Depois de definidos os processos e gerenciamento deles, entra o terceiro passo: a automatização. Essa etapa é feita por meio de um software específico em que os colaboradores podem interagir.
Por exemplo, se a equipe de tecnologia da informação – aqui como fornecedor – fizer um ajuste que vai destravar o trabalho de outro setor, os colaboradores colocam no sistema que aquilo já foi feito e o “cliente” de outro setor pode dar andamento no trabalho. “Passa pelo planejamento e pelo controle”, completa.
Estratégia organizacional
A gestão por processos pode ir muito além de apenas um procedimento para facilitar o trabalho interno. Ela influencia diretamente no crescimento da empresa e na imagem que terá no mercado.
“O que a organização quer ser? Dinâmica, geradora de inovação, ter respostas rápidas aos clientes e ao mercado, conseguir observar e atender as novas necessidades do mercado? Então ela vai trabalhar sempre na linha estratégica baseada em processos.”
A gestão por processos permite ainda que a empresa trabalhe o que o professor chamou de “customização em massa”. Esse conceito fala que as pessoas buscam cada vez mais produtos customizados, a exemplo do smartphone.
“É diferente do que acontecia no século passado, no fordismo. O desafio das empresas agora é personalizar os produtos e serviços para cada um dos clientes”, finaliza. E esse desafio é contornado justamente com a gestão por processos, porque permite agilidade para conseguir atender a todos de forma flexível e variável.
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