Profissionais da área de processos precisam estar em dia com as tecnologias feitas para o ramo da informação. Por permitirem a exclusão de tarefas desnecessárias e a redução de tempo de gerenciamento, as ferramentas para analistas de processos são indicadas para explorar novas formas de integrar sistemas.
Dentro do gerenciamento são levados em conta funções do dia a dia, que estão divididas entre organização de tarefas, gestão de informações, comunicação e mapeamento de processos. Todos esses pontos conduzem a uma gestão de processos unificada.
Apesar de indicadas para as atividades corporativas, as ferramentas para analistas de processos também possibilitam a organização de tarefas e otimização de projetos. Nesse caso, ainda podem ser incorporadas em ações extra corporativas. Conheça-as na lista que separamos.
Trello
Dentro da organização de tarefas, o Trello pode substituir notas autoadesivas, planilhas, agendas e e-mails. Ele reúne em um mesmo lugar todas as atividades que precisam ser desenvolvidas. Além disso a ferramenta permite acompanhamento das listas de afazeres por toda a equipe, de forma sincronizada.
Por ser facilmente acessada pelo navegador da internet, o Trello se destaca entre as ferramentas para analistas de processos justamente pela praticidade e visual. Outro ponto positivo é a adição de comentários e feedbacks de atualização em tempo real, além de visualização de toda a linha de produção das tarefas.
OneDrive
OneDrive é uma poderosa ferramenta de gestão de informação e de simples acesso, uma vez que é vinculada à Microsoft e é compatível com vários outros programas da marca. Para ter acesso, basta criar uma conta na plataforma e usar no navegador a partir de aplicativos instalados no computador e celular.
Pelo armazenamento em nuvem o usuário pode decidir quais arquivos serão públicos e quais poderão ser acessados apenas com autorização. Como uma das ferramentas para analistas de processos, o OneDrive é perfeito para distribuir arquivos sem o risco de informações ou versões duplicadas do mesmo documento.
Dropbox Paper
Há também o editor colaborativo de documentos da Dropbox. Com a mesma tecnologia de armazenamento em nuvem, essa plataforma sincroniza em tempo real modificações de vários colaboradores, mesmo que tudo seja feito ao mesmo tempo.
A aparência simples faz dessa uma das melhores ferramentas para analistas de processos que lidam com a gestão de informações. O Dropbox Paper tem uma estrutura potente, com diferencial de que os conteúdos do time ficam salvos dentro da plataforma.
Skype
A comunicação é essencial para o bom andamento de qualquer projeto. Por isso o Skype é a ferramenta perfeita para trocar informações em formato de texto, áudio ou imagens e ainda fazer ligações de longa distância.
Para as empresas, essas características facilitam a comunicação interna, inclusive quando existem times que trabalham em outras localidades. Por ser multiplataforma e estar presente em celulares e computadores, o Skype deve estar entre as opções de ferramentas para analistas de processos.
Microsoft Teams
Falando em times, outra forma bem legal para compartilhar textos e conversas privadas e de grupos, fazer ligação de voz e vídeos, reuniões e ainda compartilhar a tela está no Microsoft Teams. Essa ferramenta é compatível com outros aplicativos da marca e pode ser usado com o Trello e Evernote.
Na plataforma, analistas de processos podem criar times de trabalho e melhorar a comunicação entre as equipes. Ela também oferece a possibilidade do compartilhamento e edição online de arquivos, o que torna a rotina de trabalho mais simples e otimizada.
Loom
E como falar de comunicação nunca é demais, uma vez que ela vai deixar todos os processos alinhados, o Loom vai ajudar a monitorar e compartilhar as tarefas com o grupo. Isso é feito de forma bem prática, com a instalação do plugin no Google Chrome, que grava a tela, capturando vídeo e áudio.
Quando concluir uma gravação, um link é gerado para compartilhar a ação com toda a equipe. O uso dessa ferramenta ajuda em treinamentos de utilização dos softwares, além de servir para explicar gráficos, análise de desempenhos e auxiliar no desenvolver de determinada atividade sem a necessidades de longos textos.
Cawemo
O Cawemo auxilia equipes a projetarem e discutirem o compartilhamento de fluxos de trabalho, assim como planejamento e ideias que envolvem os processos da empresa. É uma das melhores ferramentas para analista de processos, uma vez que ajuda no mapeamento da linha de afazeres.
A plataforma permite a colaboração de várias pessoas de forma simultânea, em um mesmo fluxo. Isso significa otimizar o trabalho em equipe, melhorar o gerenciamento do projeto e poder compartilhar os diagramas e resultados com o restante do time.
Descubra mais sobre a função de um analista de processos no curso da Faculdade Pecege!
