Se você se sente um pouco perdido com prazos e datas, esse post é para você! Sabemos que a organização e o planejamento do seu tempo são ferramentas essenciais para a realização profissional e pessoal de projetos. Por isso, em papel, planilhas ou softwares especializados, o cronograma ajuda a ter uma visão clara e geral sobre as atividades e previsões de entrega.
Para início de conversa, é bom ter em mente que qualquer atividade vinculada a prazos e datas, que precisam ser realizadas dentro de um certo tempo, entram no cronograma. Mas atenção: a simples distribuição de tarefas em uma linha do tempo não é suficiente para que o cronograma seja considerado eficiente.
A primeira dica é pensar nessas atividades e suas reais possibilidades de serem executadas nos prazos e datas propostos. Alinhe as tarefas com as demais demandas do projeto e áreas envolvidas. A fácil visualização do cronograma deve ser prioridade para atender às limitações pessoais e profissionais.
Vamos começar a montar um cronograma agora mesmo? Confira as dicas que separamos para você conseguir cumprir com prazos e datas e tirar seu projeto do papel!
Montando um cronograma
Se você quer um cronograma realmente eficaz, tenha em mente que é importante passar por algumas etapas:
- Definição do escopo do projeto: elenque todo o trabalho necessário para obter o resultado do projeto. Começar por essa atividade e detalhar bem cada fase facilita a construção da EAP.
- Construção da EAP: a sigla significa Estrutura Analítica do Projeto. Ela ajuda a prever a hierarquia entre as tarefas e facilita o entendimento da complexidade de cada atividade. A ideia aqui é subdividir os trabalhos elencados na primeira parte em outras etapas, auxiliando a visualização de custos e prazos e datas.
- Criação da sequência de tarefas: aqui, é importante observar a hierarquia de tarefas proposta pela EAP no passo anterior para definir as atividades predecessoras (precisam ser executadas primeiro), as sucessoras (dependem de outra tarefa para serem executadas) e as que podem ser realizadas paralelamente. Ah! E não se esqueça de oferecer detalhes suficientes sobre cada tarefa.
- Definição de duração das atividades: considere que cada tarefa tem um nível de complexidade e dificuldade. E isso influencia diretamente no tempo de realização delas. Por isso, é importante trabalhar com durações reais: prazos muito curtos podem não ser compatíveis com a necessidade de cada atividade e prazos muito longos podem subestimar a capacidade de entrega ou até fazer com que as pessoas produzam menos do que conseguem.
- Atribuição de tarefas: o projeto é em equipe? Então é necessário definir os responsáveis por cada atividade. Assim, as pessoas podem responder sobre eventuais contratempos. Se você estiver sozinho em um projeto, vale elencar aqui as ajudas e parcerias que vai precisar.
- Construção do cronograma: agora, com todas essas etapas prontas, é hora de construir o cronograma graficamente. Vale usar post-its, papel, planilhas ou até programas mais sofisticados e que permitem o acesso de todos os stakeholders.
São muitos benefícios
Falar em prazos e datas pode parecer algo muito simples – e é –, mas seguir as etapas acima e montar um cronograma bem detalhado tem muitos benefícios e vantagens. Separamos alguns para te convencer a organizar e planejar seus projetos:
- Aumento do foco e da produtividade
- Auxílio na previsão de gastos
- Antecipação de falhas
- Facilidade na gestão de tarefas
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