Atingir uma meta muitas vezes é uma tarefa árdua se não há organização ou uma técnica específica. O método PDCA é uma ferramenta de gestão desenvolvida como uma alternativa para quem busca chegar a algum objetivo, mas está com problemas para isso.
A sigla do método PDCA significa Plan (planejar), Do (fazer), Check (checar) e Act (agir). Essa técnica é baseada na repetição e aprimoramento de cada uma dessas etapas, é um ciclo que deve ser repetido e melhorado a cada vez que você passa pelas tarefas.
Diante disso, é preciso registrar tudo que é feito, tanto erros como acertos. Para ficar mais fácil, o ideal é colocar as atividades em um círculo, como na imagem. Todas as vezes que chega ao final, o ciclo deve recomeçar, mas com os aprimoramentos registrados da última vez.
A repetição vai promover a melhoria contínua dos processos. Cada uma das etapas tem sua importância e completa o ciclo. Entenda abaixo.
Plan – Planejar
Nessa fase, você deve planejar as tarefas que pretende fazer para chegar ao propósito final. Também é importante pensar em quais serão os resultados dessas pequenas atividades e ter objetivos a atingir com elas – tudo isso por meio de um plano de ação.
Essa é a etapa na qual é preciso identificar os problemas que te impedem de atingir a meta final e também traçar planos de ação para resolvê-los. Só assim será possível saber o que atrapalha para chegar ao topo.
Do – Fazer
Agora é hora de colocar em prática o planejamento da primeira etapa do ciclo. Com tudo organizado, você deve partir para a execução do plano de ação, com muito cuidado e atenção para seguir tudo à risca. Além disso, é preciso prestar atenção a possíveis problemas e erros de planejamento para serem corrigidos no próximo ciclo.
Uma boa dica é documentar o que aconteceu. Resumir para aprimorar nas próximas vezes.
Check – Checar
Essa é a etapa em que você vai conferir o que foi feito, os resultados e efeitos das ações. Basicamente, verificar se o plano de ação foi seguido e a eficiência dele. Também vale documentar tudo para aprimorar na próxima vez.
Act – Agir
A última fase do ciclo é basicamente um “balanço” para incorporar ou descartar processos. O que deu certo deve ser padronizado para as próximas tarefas, o que deu errado deve ser analisado e aprimorado para o futuro – ou até descartado. Depois disso, volte à primeira etapa e comece novamente.
Disciplina
Conseguir utilizar o método PDCA requer disciplina e foco. Para realmente chegar a bons resultados e resolver os problemas no meio do caminho, é preciso planejar muito bem na primeira etapa – prevendo possíveis intercorrências – e seguir à risca o plano de ação proposto.
O ideal é começar a aplicar o PDCA em equipe, reunir os membros em uma reunião ou brainstorm para identificar os problemas e decidir um plano de ação que será efetivo. No início pode ser mais complicado, mas conforme a metodologia for aplicada, a tendência é facilitar cada vez mais.
Para que seja efetivo, é preciso que o líder ou gestor da equipe conduza tudo para o propósito final com sabedoria. Ele é quem vai ser o cerne que direciona as funções de todos a isso, sem nunca esquecer o objetivo.
Também é importante se manter atento e nunca, veja bem, nunca mesmo, pular uma etapa. Cada uma delas tem um porquê de estar ali e é essencial não quebrar o ciclo para que tudo saia como planejado.
Vantagens
Você já entendeu o que é PDCA e como aplicá-lo, mas não sabe bem quais são as vantagens? Vamos lá, a gente te conta. Primeiro de tudo, essa metodologia é eficiente quando se trata de redução de custos. Como a tendência é a melhoria contínua dos processos, os funcionários vão acabar sendo mais produtivos.
Outra vantagem é o tempo que vai ser poupado com as facilidades proporcionadas pelo método PDCA. Com processos mais ágeis, todo aquele tempo que a equipe gastava quebrando a cabeça para resolver um problema vai ser economizado.
Como há o envolvimento das equipes, o PDCA também carrega como vantagem o comprometimento dos funcionários. Por causa disso, eles se sentem mais valorizados e participam diretamente dos processos.
Você já conhecia o método? Comente!
