Por que projetos falham, e o que a gestão tem a ver com isso

O prazo estourou, o orçamento passou do previsto e a entrega decepcionou o cliente. Se você já viveu isso, não está sozinho, e a causa costuma se repetir. Entender por que projetos falham é o primeiro passo para parar de repetir o erro.

O problema não é de empresa pequena ou desorganizada. A pesquisa Pulse of the Profession 2018, do Project Management Institute, apontou que 9,9% do valor investido em projetos era desperdiçado em razão do baixo desempenho, o equivalente a US$ 99 milhões perdidos para cada US$ 1 bilhão investido.

Ao extrapolar o problema para o investimento global de capital, o relatório cita uma estimativa da Brightline Initiative de cerca de US$ 2 trilhões desperdiçados por ano. O levantamento reuniu profissionais e lideranças de setores como governo, tecnologia da informação, saúde, energia, manufatura e construção, com a América Latina e o Caribe entre as regiões representadas.

Na maior parte dos casos, os erros de gestão de projetos têm origem na forma como o projeto foi conduzido: estimativas erradas, controle frouxo, ausência de método. O Prof. Amaru Maximiano é categórico sobre isso:

“Os erros geralmente decorrem de falhas na gestão, seja por desleixo, desconhecimento ou incompetência. Em todo caso, há alguma questão gerencial associada, como estimativas inadequadas ou controle insuficiente do andamento do projeto.”

Por que projetos falham: as três raízes do problema

As três causas que o Prof. Amaru Maximiano aponta descrevem menos um defeito de caráter e mais uma falta de estrutura. Vale traduzir cada uma para o que acontece no dia a dia:

• Desleixo: o projeto não tem dono claro. Ninguém acompanha de perto, e o que era pequeno vira problema grande sem que alguém perceba a tempo.
• Desconhecimento: quem conduz nunca teve contato com técnicas de gestão e decide no feeling, sem ferramentas para estimar, priorizar ou medir.
• Incompetência: falta método. O trabalho até anda, mas sem controle de escopo, sem leitura de risco e sem correção de rumo.

Na prática, essas raízes aparecem como prazos irreais, escopo que cresce sem freio e comunicação truncada com quem tem interesse no projeto. No limite, elas explicam também a falha de projetos no Brasil, visível no desperdício em obras públicas paradas Brasil afora. O Prof. Amaru Maximiano liga os dois extremos:

“No Brasil, há ainda uma questão grave relacionada à malversação de recursos e à ocorrência de erros intencionais que podem favorecer desvios. De todo modo, falhas na entrega de resultados ou no uso de recursos estão sempre associadas a algum problema de gestão ou de governança.”

O tamanho da organização não muda a lógica de por que projetos falham. Uma startup e um órgão público erram pela mesma porta: pouco acompanhamento, pouco repertório técnico, pouco método. O que muda é o tamanho da conta no fim.

Por que quase tudo começa com uma estimativa errada?

Muitos projetos já nascem condenados na planilha, antes de a primeira tarefa começar — sintoma clássico de mau planejamento de projetos. A estimativa otimista é o erro mais comum e o mais caro.

O roteiro se repete. A equipe promete entregar em três meses porque, no papel, cada etapa cabe no prazo. Só que ninguém contou com a aprovação que demora, o fornecedor que atrasa e a pessoa-chave que sai de férias. Quando esses imprevistos chegam, e eles chegam, o cronograma que parecia firme desmonta.

Os pontos de falha costumam se repetir na fase de planejamento, e estão entre as causas de atraso em projetos e de estouro de orçamento projetos mais comuns:

• Cronograma montado no melhor cenário, sem folga para o que dá errado.
• Orçamento sem margem para risco.
• Escopo subestimado, com atividades que ninguém mapeou.
• Nenhum indicador definido para acompanhar o andamento.
• Expectativas dos stakeholders combinadas de boca, sem registro.

Por isso que existe o gerenciamento preditivo. O PMBOK, guia de referência da área, serve justamente para dar rigor às estimativas: mapear atividades, dimensionar recursos e prever riscos antes de assumir prazo e custo. O planejamento é o que o Prof. Amaru Maximiano chama de marca do profissional:

“A marca do profissional é a preparação e o planejamento. Os profissionais sempre se preparam antes de agir. Mesmo que, mais adiante, seja necessário abandonar os planos, esse processo permite ao menos considerar previamente as possibilidades e as hipóteses.”

Rigor na estimativa não elimina o imprevisto. Ele troca a surpresa pelo cenário já previsto. Quem levantou as hipóteses antes reage mais rápido quando uma delas se confirma, porque já tinha pensado no plano B.

Dá para prevenir? A formação é o antídoto

Se a falha nasce na gestão, a prevenção nasce na formação. Entender por que projetos falham é meio caminho andado; a outra metade é aprender a não repetir. E aqui está um gargalo brasileiro: o mercado forma muita gente capaz de executar e pouca gente preparada para gerir. A pessoa é promovida a coordenar um projeto sem nunca ter aprendido a estimar, controlar escopo ou conversar com stakeholders.

Aprender no próprio erro é a formação mais cara que existe. Cada projeto que atrasa ou estoura consome dinheiro, credibilidade e o tempo de quem poderia estar tocando a próxima entrega. Conduzir um projeto exige um repertório que a rotina de execução não ensina sozinha.

Uma graduação em gestão de projetos profissional ataca exatamente esse ponto. Antes de aprender no erro, com projeto real custando caro, o profissional treina as técnicas: estimativa, controle de andamento, gestão de escopo e de pessoas envolvidas. O Prof. Amaru Maximiano indica o caminho:

“Para quem deseja iniciar uma segunda graduação ou está concluindo o ensino médio e quer começar com o pé direito na área de projetos, recomendo o curso de graduação da Faculdade Pecege. Ao longo da formação, o estudante terá contato com um amplo conjunto de temas relacionados à gestão de projetos, incluindo técnicas específicas da área, economia, planejamento estratégico e gestão de processos, todos integrados ao currículo.”

Por que projetos falham por falta de preparo, e como isso se resolve com formação

Se você já liderou um projeto que não entregou o que prometia, já sabe na prática por que projetos falham, e conhece o tamanho do prejuízo. Na Faculdade Pecege, você aprende a estimar com rigor, controlar o andamento e entregar resultado apoiado em método, e não em improviso.

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