Scrum, Kanban e OKR: o que são, para que servem e quando usar cada um

Scrum, Kanban e OKR. Você já ouviu os três em reuniões, talvez na mesma frase. A pergunta que quase ninguém responde com clareza é o que é Scrum, o que é Kanban, o que é OKR e qual escolher em cada situação. 

De forma direta: o Kanban organiza o trabalho que já existe e o deixa visível; o Scrum divide um objetivo grande em ciclos curtos de entrega; o OKR liga esse trabalho a uma meta que dá para medir. As três, Scrum, Kanban e OKR, convivem bem e resolvem problemas diferentes. 

A confusão em torno dos nomes Scrum, Kanban e OKR é comum, principalmente para quem não vem da tecnologia. É o ponto de partida do Prof. Décio de Camargo: 

“Existem muitas expressões e ferramentas em evidência atualmente sobre as quais, às vezes, ouvimos falar sem compreender exatamente o que significam. Isso pode gerar dúvidas e até a impressão de que se trata de algo complicado. No entanto, essas novas abordagens não são exclusivas da tecnologia da informação. Algumas delas surgiram muito antes, em contextos tradicionais da manufatura, como o Sistema Toyota de Produção, por exemplo.” 

Vale começar por essa origem, porque ela desfaz o mito de que gestão ágil é assunto de programador. Entender as diferenças entre metodologias ágeis é o que evita escolher a ferramenta errada para o problema errado.

Kanban: o semáforo que organiza o fluxo de trabalho

Antes de qualquer software, o Kanban nasceu no chão de fábrica. Dentro do trio Scrum, Kanban e OKR, o Kanban é o mais antigo. Desenvolvido por Taiichi Ohno como parte do Sistema Toyota de Produção, criado no Japão do pós-guerra, o método começou a ser implantado no fim da década de 1940 e foi aperfeiçoado ao longo dos anos 1950.  

A palavra japonesa kanban significa “cartão de sinalização” ou “sinal visual” e deu nome ao sistema que controlava a produção e a reposição de materiais conforme a demanda, evitando estoques desnecessários. A conexão entre Kanban e Toyota é a raiz de tudo o que veio depois. 

A lógica é visual e simples de acompanhar. Prof. Décio de Camargo usa a imagem do semáforo: 

“O Kanban funciona como uma espécie de semáforo. Imagine, por exemplo, um grande painel dividido em três colunas, que organizam as atividades de uma equipe. Na primeira, ficam as tarefas a fazer; na segunda, as que estão em andamento; e, na terceira, as que já foram concluídas. Trata-se, portanto, de uma sinalização visual simples, fácil de acompanhar e compreender.” 

As três colunas (a fazer, fazendo, feito) mostram num relance onde o trabalho está e onde ele empaca. Se a coluna do meio vive lotada, o gargalo está ali, à vista de todos. 

O quadro pode ser físico, com post-its numa parede, ou digital, num aplicativo de gestão. E provavelmente você já montou um sem saber o nome: a lista de tarefas colada na porta da geladeira, com o que comprar, o que já foi comprado e o que ainda falta, segue exatamente a mesma ideia.

Scrum: entregas menores para aprender mais rápido 

Se o Kanban cuida do fluxo, o Scrum cuida do ritmo — no conjunto Scrum, Kanban e OKR, é a peça que entra quando o objetivo é grande e incerto. 

É uma estrutura de trabalho que parte um projeto grande (ou objetivo complexo) em partes menores e gerenciáveis, entregues em ciclos curtos, os sprints, que costumam durar de 15 a 20 dias. A cada ciclo, a equipe entrega algo pronto, olha o resultado e decide o próximo passo. 

O ganho aparece quando o cenário muda no meio do caminho, e ele quase sempre muda. Sobre o papel do Scrum dentro de Scrum, Kanban e OKR, o Prof. Décio de Camargo explica com o exemplo de uma escola: 

“O Scrum é uma forma de dividir grandes objetivos em entregas menores. Se uma escola deseja melhorar a experiência de seus alunos, por exemplo, pode implementar pequenas melhorias a cada 15 ou 20 dias, em vez de esperar um ano inteiro para realizar uma grande mudança que talvez não corresponda ao que era esperado. Essas entregas menores e mais rápidas permitem acompanhar os resultados e corrigir os rumos ao longo do processo.” 

Na prática, o Scrum é o que segura o risco de um projeto grande dar errado. Quando tudo é entregue só no final, um erro de rota só aparece quando já custou caro. Com entregas parciais, o erro aparece cedo, ainda barato de consertar. 

Hospitais reorganizando o atendimento, times de marketing testando campanhas, equipes de RH revisando um processo de contratação: qualquer área que precise ajustar o percurso conforme aprende encontra uso para o Scrum. Isso é o Scrum na prática, longe de qualquer linha de código.

OKR: alinhamento de objetivos em toda a organização 

O OKR (Objectives and Key Results, ou objetivos e resultados-chave) responde a outra pergunta: para onde todo esse trabalho está indo? Enquanto o Kanban mostra o fluxo e o Scrum define o ritmo das entregas, o OKR amarra tudo a uma meta comum e mensurável. No trio Scrum, Kanban e OKR, é a peça que aponta a direção. 

A montagem tem duas partes. Um objetivo, que é qualitativo e aponta a direção, e os resultados-chave, que são números para saber se você chegou lá. Sobre a peça que fecha o trio Scrum, Kanban e OKR, o Prof. Décio de Camargo dá o exemplo: 

“O OKR consiste em definir objetivos claros e resultados-chave mensuráveis. Em um projeto, por exemplo, posso estabelecer como objetivo aumentar a satisfação dos clientes. Para isso, os resultados-chave podem incluir reduzir as reclamações em 30% e elevar a média das avaliações para 9. Como se percebe, não há nada necessariamente tecnológico nessa abordagem. Trata-se de uma ferramenta de gestão que pode ser aplicada em hospitais, escolas, empresas comerciais, indústrias e até mesmo em organizações sem fins lucrativos.”

Scrum, Kanban e OKR lado a lado 

Para fixar as diferenças entre Scrum, Kanban e OKR, vale olhar as três na mesma tabela: 

Nenhuma delas exclui as outras. Muitos times mantêm um quadro Kanban para o dia a dia, organizam o trabalho maior em sprints de Scrum e usam OKR para saber se estão indo na direção certa. 

Entender o papel de cada uma dentro de Scrum, Kanban e OKR é o que separa quem só ouve os termos de quem sabe escolher a ferramenta certa para cada problema.

Entenda as ferramentas e domine a gestão 

Scrum, Kanban e OKR fazem parte do vocabulário de quem trabalha com gestão hoje. Na graduação em Gestão de Projetos da Faculdade Pecege, você aprende Scrum, Kanban e OKR e, principalmente, treina a aplicar cada uma em situações reais, com professores que usam essas ferramentas no próprio trabalho. 

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